近年、多くの企業で「Excel」によるシフト管理が行われてきましたが、IT化の進展とともに「シフト管理システム」の導入も広がっています。どちらの方法にも利点があるため、業務規模やコスト、運用のしやすさを考慮して最適な手段を選ぶことが重要です。本記事では、Excelとシフト管理システムのメリット・デメリットを比較し、中小企業にとってどちらが適しているのかを解説します。
シフト管理をExcelで行うメリット・デメリット
ここでは、現在も多くの企業が採用している「Excelでのシフト管理」について、そのメリットとデメリットを整理します。コストを抑えつつ自由度の高い管理が可能ですが、担当者の負担が大きくなるケースも少なくありません。
Excelのメリット
シフト管理において長年活用されてきたExcelは、コスト負担の少なさや柔軟性の高さが魅力です。具体的には以下のような利点があります。
- 無料で利用できる
追加費用がかからず、既存のOffice環境をそのまま活用できるのは大きなメリットです。 - 自由にカスタマイズ可能
関数やマクロを使ってシフト表を自動計算するなど、自社の就業規則に合わせた柔軟な対応がしやすいです。 - 使い慣れた環境
基本的な操作に慣れている人が多いため、導入時の学習コストがほとんどかかりません。
Excelのデメリット
Excelには多くの利点がありますが、手作業の多さから生じるエラーリスクや管理の煩雑さなど、次のようなデメリットにも注意が必要です。
- 手作業が多く、ミスが発生しやすい
転記ミスや入力間違いが起きやすく、シフト漏れや重複配置の原因となることがあります。 - データ管理が煩雑になる
担当者が異動や退職をすると引き継ぎが難しく、ファイルが散乱してしまいがちです。 - チームでの共有・更新に手間がかかる
同時に編集するとファイルが壊れるリスクがあり、メールやクラウドでやりとりする際にも混乱が生じるケースがあります。
シフト管理システムのメリット・デメリット
Excel管理の代わりに近年注目を集めているのが、クラウド型などを中心とした「シフト管理システム」です。自動化・共有機能により業務効率化が期待できますが、導入コストとのバランスが課題となる場合もあります。
システムのメリット
シフト管理システムには、手作業が減るだけでなく、リアルタイムでのデータ反映やスタッフ間の情報共有をスムーズにする機能があります。具体的には以下がメリットとして挙げられます。
- 自動化により作業時間を短縮
スタッフの希望シフトや過去の実績などをもとにシフトを作成し、人的ミスを削減できます。 - シフトのミスを防げる
労働基準法や社内規定に反するシフト編成が行われそうなときに警告を出す機能などが備わっている場合があります。 - リアルタイムでの共有が可能
インターネット環境さえあれば、常に最新のシフトを確認でき、変更があれば自動で通知が届くため、周知漏れを防ぎやすいです。
システムのデメリット
どんなツールにも欠点があるように、シフト管理システムにも導入コストや学習コストといった面で注意が必要です。以下のデメリットを踏まえ、自社の状況に合うかを検討しましょう。
- 導入コストがかかる
月額使用料や初期設定費用が発生し、特に小規模事業では負担に感じることがあります。 - 学習コストが必要
管理者やスタッフがシステムの操作方法を覚えるまでに一定の時間や研修が必要となります。 - 小規模事業では不要な機能がある場合も
多機能なシステムは便利ですが、すべてを使いこなす必要がない企業には、かえって割高になる可能性があります。
中小企業はどちらを選ぶべきか？
ここまでExcelとシステムの特徴を確認してきましたが、実際に中小企業はどちらを選ぶのが適切なのでしょうか。企業規模や管理対象となるスタッフ数、コスト・手間のバランスを考慮して検討する必要があります。
従業員規模別のおすすめ方法
企業によって従業員数やシフト形態は大きく異なります。それぞれの規模感に合った管理方法を選ぶことが重要です。以下では、大まかな人数規模ごとに適した方法を整理しました。
- 従業員規模が小さい（〜30名程度）の場合
Excelを使いつつ、クラウドストレージで共同編集や履歴管理を行う方法でも十分対応できるケースが多いでしょう。ただし、業務が煩雑になってきたら、無料プランを提供するシフト管理システムを試してみるのも一案です。 - 従業員が増えてきた中規模（30〜100名程度）の場合
Excelによる管理ではエラーが増えやすく、シフト作成・更新の手間がかさんでしまいます。シンプルな機能に特化したシステムを導入し、スタッフの操作教育を行うことで、長期的に大きな効率化が期待できます。 - 100名以上で急拡大を目指す企業の場合
勤怠管理や給与計算、人事評価との連携が求められるケースも多くなります。導入費用はかかりますが、シフト管理システムを早めに取り入れ、一元管理するメリットは大きいでしょう。
コスト・手間のバランスを考慮した選択基準
シフト管理手段を選ぶうえでは、「どの程度のコストと手間が妥当か」を社内で合意形成することが欠かせません。以下、検討時の主な指標を紹介します。
- 導入コスト
一括導入か月額課金か、無料トライアルの有無などを比較し、財政状況や費用対効果を見極める。 - 運用のしやすさ
現場担当者が操作しやすいかどうか、サポート体制は充実しているかをチェックする。 - 必要機能の有無
多機能システムでなくても、自社が求める最低限の機能を満たしていれば十分な場合がある。
無料トライアルの活用方法
多くのシフト管理システムでは、短期間の無料トライアルや限定機能での無料プランを提供しています。最初にそれらを試してみることで、自社の業務フローに合うか、実際にどの程度作業効率が向上するかを確かめられます。利用してみて問題点が明確になれば、導入後のミスマッチを減らせるでしょう。
FAQ
シフト管理に関して、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。事前に疑問点を把握しておくと、導入・運用の判断がスムーズになります。
Q1. シフト管理システムを導入すると、具体的に何が改善される？
A. シフト作成の自動化やミスの削減、リアルタイム共有機能によるスタッフ間コミュニケーションの向上などが挙げられます。結果的に管理業務全体の負担が軽減し、残業コストの削減にもつながるケースがあります。
Q2. 無料で使えるシフト管理ツールはある？
A. 近年、無料プランを提供するクラウドサービスが増えています。ただし、機能が制限されている場合が多いため、自社のニーズに合うかを事前にチェックしておく必要があります。
Q3. 小規模企業に最適なシフト管理方法は？
A. スタッフ数が少ない場合は、Excelとクラウドストレージの組み合わせでも十分な場合があります。ただし、ミスや手間が増えてきたら、システム導入を検討するタイミングかもしれません。
まとめ
シフト管理をExcelで行うか、システムを導入するかは、中小企業にとって重要な選択です。Excelはコストをかけずに柔軟に管理できるものの、担当者の作業負担やヒューマンエラーが大きな課題となりがちです。一方でシステムは導入費用がかかりますが、作業の効率化やミスの削減、スタッフとのリアルタイム共有など多くのメリットがあります。
最適な方法を選ぶためには、従業員の規模や管理業務の複雑さ、運用コストや学習コストを総合的に考慮することが大切です。特に今後の事業拡大を見据えている場合には、早めのシステム導入を検討することで、長期的な負担を軽減できる可能性があります。
